【コロナ禍でも】ITを駆使して事業を加速させる方法

2021.02.17

コロナ禍で進められるIT化の一例

「コロナ禍でも事業のIT化を図り柔軟に対応していき、再エネ拡大の歩みを止めない」というテーマで、この1年間はコロナ禍に対応できるようにさまざまなIT化を進めてきました。今回は、その実施内容についてご紹介したいと思います。

非接触型体温計

新型コロナウイルスの感染防止のために、テレワークや時差出勤により、公共の場だけでなく社内でもソーシャルディスタンスを保つように推奨されるようになりました。

熱がある方は、社員でもお客様でも入室をご遠慮していただく必要があるため、当社の本社には、カメラ付きの非接触型の体温計を導入しました。機器側で設定した値を超えた場合はアラームが鳴るので、社員立ち合いのもと、体温の再計測や症状のヒアリングを行うようにしています。

在宅業務環境の整備

在宅勤務者については、当社の場合は、
1)パソコンと周辺機器をそのまま持ち帰って業務する
2)会社から貸し出したノートパソコンを自宅に持ち帰って自宅でそのパソコンを使用し、会社に置いてあるパソコンにリモート接続して業務する
という、上記どちらかでの対応になります。

リモート環境については、コスト、設定方法と利用方法の容易さ、セキュリティ等を考慮した上で導入しました。ネットワーク環境が不安定な方は、度々ネットワーク接続が切れてしまい、業務進捗にも少なからず影響が出てしまいましたが、ネットワーク環境が安定している方はほぼいつもどおり業務ができています。

・コミュニケーションツール

社内でちょっとした相談、業務進捗状況の確認などは、今まで口頭で済ませることも多かったのですが、Garoon（ガルーン）というグループウェアのディスカッション機能や、他のチャットシステム（Gmailのハングアウト機能）などがより活用されるようになりました。

記録として残るので忘備録にもなりますし、LINE（ライン）のような要領で使用できるので、部署間で気軽にグループチャットを行う機会も増え、リアルタイムでより緊密な連携ができるようになったので、以前よりも社内コミュニケーションは活発化していると感じます。

Zoom（Web会議サービス）の導入

web会議環境の整備

社内及び社外の会議・打合せなどはZoom（ズーム）というWEB会議サービスを活用してカバーするようになりました。Zoomはご存知の方も多いと思います。当社は昨年の5月頃に導入しました。

デスクトップを使用している社員も少数名いますが、多くの社員はノートパソコンを使用しています。
最近のノートパソコンはマイク、スピーカー、カメラを標準搭載しているものが多く、あとはインターネット環境があればどこからでも参加できますので、思っていたよりも簡単にweb会議が定着しました。

テレワークの助成金も活用して、会議室に多人数用のwebカメラ、マイクスピーカ―フォンなどの機材も揃え、デスクトップ使用者にもwebカメラを配布しましたので、コロナ以前と比べるとweb会議の設備がとても充実しました。Garoon上で機材の貸し出しの予約ができるようにしたため、少ない機材でも対応できています。

もちろん、購入費用も助成金申請の手間もそれなりにかかりましたが、移動時間や交通費などを考慮すると、この1年ですでに元は取れていると思います。

Zoomの利用状況と動画配信

Zoomの利用頻度は高く、社内会議、お客様とのお打合せ、部署の朝礼など毎日のように利用しています。
また、発表用の動画をZoomで録画して、動画編集後に社員向けに動画配信したり、YouTubeに商品の紹介動画などをアップロードして、お取引様にも動画をご覧いただいたこともありますので、今後もZoomを活用する機会は多くなると思います。

上記の動画撮影・編集は私が担当しましたが、どのように撮影したら見栄えが良くなるか、動画編集の手間が省けるか、ということまで考えてから撮影に臨むことで、編集作業がかなり楽になりました。

昨今は動画撮影・編集作業の需要が高まっていますので、副業が認められている企業に勤務されている方は、動画関連のスキルを勉強してちょっとした副業ができるかもしれませんね。