【Gmailだけじゃない】使わないともったいないGoogleドライブの便利な機能５選

2021.05.21

皆さんは、Googleドライブは使用されたことはありますか？

Googleドライブとは、パソコンやスマートフォンなどの端末から使えるクラウドストレージサービスで、インターネットに接続できる環境と端末さえあれば、いつでもどこでも使うことができます。
Androidユーザーの方はGoogleアカウントの作成が必須なので、最初から使えるようになっていますよね。

今回は、世界で10億人以上のユーザーがいるといわれている「Googleドライブの便利な使い方と注意点」について取り上げていきたいと思います。
今よりもっと効率的に、便利にGoogleを活用したい方はぜひご参考ください！

【すぐ使えて業務効率アップ！】Googleドライブでおすすめしたい機能の使い方

Googleドライブは、PCやスマートフォンからファイルをアップロードして保管したり、だれかとファイルを共有することがメインの機能です。
しかし、実はほかにも便利な機能がたくさんあるので、ここではそんな機能を5つ紹介します。

＜目次：Googleドライブの便利な機能5選＞

１．Googleドライブ上でファイルの閲覧・再生ができること
２．OCR（文字認識）機能
３．ワークスペースの作成
４．Gmailの添付ファイルをGoogleドライブに直接保存できること
５．パソコンでブラウザを使わずにGoogleドライブにアクセス

⑤は、Googleが無料で配布しているソフトをパソコンにインストールする必要がありますが、①～④の機能は標準で備わっていますので、特別な設定は必要ありません。
スマートフォンでは、GoogleドライブやGmailなどのアプリをご利用された方が、ブラウザで操作するよりも断然便利です。

では、気になる機能の使い方を見ていきましょう。

１．Googleドライブ上でファイルの閲覧・再生

Googleドライブ上ではWord、Excel、PowerPointファイルなどの閲覧だけでなく、AutoCadやIllustratorのファイルを開いたり、動画や音楽ファイルも再生できます。

例えば、iPhoneのカメラの設定を「高効率」にして撮影した写真や動画は、ほかのファイル形式に変換しない限り、Windowsでは再生できません。
Windowsで再生しようとすると、下図のような「ビデオを再生するには、コーデックが必要です」というメッセージが出て動画を見ることができません。

120円でビデオ拡張機能を購入することで動画を見ることができるようにすることも可能ですが、Googleドライブ上でなら、iPhoneで撮影した写真の閲覧も動画の再生もビデオ拡張機能のコーデックソフト不要で、閲覧可能です。

２．OCR（文字認識）機能でファイル内の画像やPDFの中の文字も検索できる

Googleドライブに保存した文章や画像は、どこに格納したかわからなくなることがよくあります。

ですが実は、GoogleドライブにはOCR機能という機能が備わっており、この機能のおかげでGoogleドライブに保存されている画像やPDFの中にある文字も自動で検索対象になっています。

精度が甘いところもありますが、文字がはっきりと写っていれば検索にヒットしてくれることが多いです。

ほかにも、例えば契約書のPDFデータを探したいけどファイル名は覚えていない場合も、契約書名を入力して検索すればヒットするかと思います。便利な機能ですよね。

ただしこちらの機能は、文字をテキスト化するといったものではなく、あくまで文字認識機能ですので、ご注意ください。

３．ドライブのワークスペースを活用

よく使うファイルなどをすぐ開くには、Googleドライブ上のファイルやフォルダーに「スター」を付ける方法もあるのですが、スターをたくさん付けてしまい、返って探すのが大変になっている方もいるかと思います。

そんな方には、このワークスペースの活用をおすすめします。
ワークスペースは、ドライブを開いて左側の各項目欄にある「候補」をクリックすると作成画面を開くことができます。

ワークスペースでは、マイドライブにあるファイルや、ほかの人から共有してもらったファイルを1つのワークスペース（場所）にまとめておくことができます。

例えば、各案件のファイルは「共有ドライブ」に案件ごとにフォルダを分けて管理しているけど、確認したいファイルまでいくつものフォルダを開かないといけない場合などありませんか？

そんな時にワークスペースを作成し、よく開く案件のファイルをまとめておくと手間が減って時短になります。
また、「今月受注案件」「月末確認ファイル」「よく使うもの」など、スターと違って自分で細かくジャンル分けできる点も利点ですね。

４．Gmailの添付ファイルをGoogleドライブに直接保存

添付ファイルをパソコンに保存される方も多いかと思いますが、Gmailで添付ファイルにカーソルをあわせると、下図のように「ドライブに追加」というアイコンが出てきます。

これをクリックするだけで、添付ファイルをGoogleドライブに直接保存できるので、パソコンに一度ダウンロードしてからGoogleドライブへ入れ、バックアップをするという作業が不要になります。

①で説明したように、Googleドライブではそのまま再生もできるので、パソコンにダウンロードして容量を圧迫するより、最初からドライブに保存した方が便利になります。
そのままほかの誰かにデータを共有することも簡単になるので、ぜひこの方法で保存してみてください。

５．パソコンでブラウザを使わずにGoogleドライブにアクセス

この方法は、「GoogleDriveFSSetup.exe」というアプリをインストールすることで可能になります。

インストール後、「Google Drive」というアプリを起動させてログインすると、パソコン上にあるファイル・フォルダーと同じように、Googleドライブ上のファイル・フォルダーを操作できます。

上の画像はWindowsの画面ですが、左側に「Google Drive」と表示されています。
それを選択すると、右側に「マイドライブ」「共有ドライブ」が表示されるので、ここからGoogleドライブに保存しているファイル・フォルダーにアクセス可能です。
ただし、オフラインだと使用できませんので、インターネット環境が必要です。

ブラウザ上のGoogleドライブから複数のファイルをダウンロードするとzipファイルに圧縮されて、開くときいちいち解凍するのが面倒！と思っておられる方も多いと思いますが、この方法であれば、複数のファイルをダウンロードではなくコピーできるので、解凍する手間も省けて大変便利です。