【Gmailだけじゃない】使わないともったいないGoogleドライブの便利な機能5選

皆さんは、Googleドライブは使用されたことはありますか?

Googleドライブとは、パソコンやスマートフォンなどの端末から使えるクラウドストレージサービスで、インターネットに接続できる環境端末さえあれば、いつでもどこでも使うことができます。

Androidユーザーの方はGoogleアカウントの作成が必須なので、最初から使えるようになっていますよね。

今回は、世界で10億人以上のユーザーがいるといわれている「Googleドライブの便利な使い方と注意点」について取り上げていきたいと思います。
今よりもっと効率的に、便利にGoogleを活用したい方はぜひご参考ください!

【すぐ使えて業務効率アップ!】Googleドライブでおすすめしたい機能

Googleドライブは、PCやスマートフォンからファイルをアップロードして保管したり、だれかとファイルを共有することがメインの機能です。
しかし、実はほかにも便利な機能がたくさんあるので、ここではそんな機能を5つ紹介します。

<おすすめしたいGoogleドライブの便利な機能5選>

① Googleドライブ上でファイルの閲覧・再生ができること
②OCR(文字認識)機能
② ワークスペースの作成
③ Gmailの添付ファイルをGoogleドライブに直接保存できること
⑤パソコンでブラウザを使わずにGoogleドライブにアクセス

⑤は、Googleが無料で配布しているソフトをパソコンにインストールする必要がありますが、①~④の機能は標準で備わっていますので、特別な設定は必要ありません。
スマートフォンでは、GoogleドライブやGmailなどのアプリをご利用された方が、ブラウザで操作するよりも断然便利です。

では、気になる機能の使い方を見ていきましょう。

【すぐ使えて業務効率アップ!】おすすめ機能の使い方を紹介

それでは、先にあげた5つの機能についてもう少し詳しく説明していきます。

① Googleドライブ上でファイルの閲覧・再生

Googleドライブ上ではWord、Excel、PowerPointファイルなどの閲覧だけでなく、AutoCadIllustratorのファイルを開いたり、動画や音楽ファイルも再生できます。

例えば、iPhoneのカメラの設定を「高効率」にして撮影した写真や動画は、ほかのファイル形式に変換しない限り、Windowsでは再生できません
Windowsで再生しようとすると、下図のような「ビデオを再生するには、コーデックが必要です」というメッセージが出て動画を見ることができませんし、120円でビデオ拡張機能を購入する必要があるのですが、

Googleドライブ上でなら、iPhoneで撮影した写真の閲覧も動画の再生もこのビデオ拡張機能のコーデックソフト不要で、閲覧可能なのです。

② OCR(文字認識)機能充実で、ファイル内の画像やPDFの中の文字も検索できる

Googleドライブで、保存した文章や画像がどこに行ったか分からなくなることがよくありますが、GoogleドライブにはOCR機能が備わっており、Googleドライブに保存されている画像やPDFの中にある文字も自動で検索対象になります。

こちらの画像は、Googleドライブ上で「横浜環境デザイン」と検索した時の検索結果画面ですが、実は画像の中に「横浜環境デザイン」と文字が写っていたので、検索結果に出てきたのです。
精度が甘いところもありますが、文字がはっきりと写っていれば検索にヒットしてくれることが多いです。

ほかにも、例えば契約書のPDFデータを探したいけどファイル名は覚えていない場合も、契約書名を入力して検索すればヒットするかと思います。便利な機能ですよね。
ただしこちらの機能は、文字をテキスト化するといったものではなく、あくまで文字認識機能ですので、ご注意ください。

③ ワークスペースの活用

よく使うファイルなどをすぐ開くには、Googleドライブ上のファイルやフォルダーに「スター」を付ける方法もあるのですが、スターをたくさん付けてしまい、返って探すのが大変になっている方もいるかと思います。

そんな方には、このワークスペースの活用をおすすめします。
ワークスペースは、ドライブを開いて左側の各項目欄にある「候補」をクリックすると作成画面を開くことができます。

ワークスペースでは、マイドライブにあるファイルや、ほかの人から共有してもらったファイル1つのワークスペース(場所)にまとめておくことができます。

例えば、各案件のファイルは「共有ドライブ」に案件ごとにフォルダを分けて管理しているけど、確認したいファイルまでいくつものフォルダを開かないといけない場合などありませんか?

そんな時にワークスペースを作成し、よく開く案件のファイルをまとめておくと手間が減って時短になります。
また、「今月受注案件」「月末確認ファイル」「よく使うもの」など、スターと違って自分で細かくジャンル分けできる点も利点ですね。

④ Gmailの添付ファイルを、Googleドライブに直接保存

添付ファイルをパソコンに保存される方も多いかと思いますが、Gmailで添付ファイルにカーソルをあわせると、下図のように「ドライブに追加」というアイコンが出てきます。

これをクリックするだけで、添付ファイルをGoogleドライブに直接保存できるので、パソコンに一度ダウンロードしてからGoogleドライブへ入れ、バックアップをするという作業が不要になります。

①で説明したように、Googleドライブではそのまま再生もできるので、パソコンにダウンロードして容量を圧迫するより、最初からドライブに保存した方が便利になります。

⑤ パソコンでブラウザを使わずにGoogleドライブにアクセス

この方法は、「GoogleDriveFSSetup.exe」というアプリをインストールすることで可能になります。

インストール後、「Google Drive」というアプリを起動させてログインすると、パソコン上にあるファイル・フォルダーと同じように、Googleドライブ上のファイル・フォルダーを操作できます。

上の画像はWindowsの画面ですが、左側に「Google Drive」と表示されています。
それを選択すると、右側に「マイドライブ」「共有ドライブ」が表示されるので、ここからGoogleドライブに保存しているファイル・フォルダーにアクセス可能です。ただし、オフラインだと使用できませんので、インターネット環境が必要です。

ブラウザ上のGoogleドライブから複数のファイルをダウンロードするとzipファイルに圧縮されて、開くときいちいち解凍するのが面倒!と思っておられる方も多いと思いますが、この方法であれば、複数のファイルをダウンロードではなくコピーできるので、解凍する手間も省けて大変便利です。

【Googleドライブの注意点】気を付けたい管理と共有のポイント

最後に、このポイントには十分気を付けてください。
それは、アカウントとパスワードの管理、Googleの方針変更、共有したファイル・フォルダーの管理です。

2段階認証をちゃんと活用する

Googleのサービスは無料で使えて便利なのですが、2段階認証をしていない場合、アカウントとパスワードさえわかればだれでもログインできてしまいます。
安全に使うためには、2段階認証をオンにして、パスワードと携帯電話でアカウントを安全に使いましょう。

Googleの運用ルールをきちんと把握する

Googleは、2021年6月1日付でGoogle関連の運用ルールを大きく変更します。
今までは、Googleドキュメントやスプレッドシートなどは、Googleドライブの容量を使用しなかったのですが、今後は容量をカウントされてしまうので、ほかのファイルと同様にファイルサイズには注意が必要になります。

また、無料アカウントの場合、Googleドライブ、Gmail、Googleフォトは、2年以上使用していないと、使用していないサービスのデータが削除されることになりました。
日常的に使っている方は問題ありませんが、使用頻度が高くない方は年1回でもログインするようにしましょう。

共有相手を確認、権限分けをする

データを共有する際には、どのファイル・フォルダーを、だれと、どのような権限で共有しているのかに気を付けないと大変なことになります。
自分の知らないうちに無関係の人に公開されてしまったり、重要なデータを削除されたりする危険があります。

共有する際には、共有専用のフォルダーを作成し、だれにどのような権限を付与するのかしっかりと考え、その記録を残した方が良いでしょう。

少々長くなってしまいましたが、今回はこれで終わりになります。いかがでしたか?

どちらかといえば、プライベートよりも業務で利用されている方には役立つと思いますので、ぜひお試しくださいね。

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太陽光発電の設計・施工で20年以上の実績。最近では再エネ率の高い電気と蓄電池を併せた提案も好評です。環境にいいこと・持続可能な地球・100年後の子供たちのために様々なソリューションで再エネ普及をしています。

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